Ein workflow-basiertes Digital Asset Management (DAM) oder Asset Management System (AMS) trägt erheblich zur Verbesserung der Zusammenarbeit in einem Unternehmen bei, indem es Kommunikationsprozesse, Informationsfluss und Teamwork optimiert. Die folgenden Faktoren erklären, wie die Zusammenarbeit durch ein solches System verbessert wird.
Zentrale Plattform für Zusammenarbeit
Alle Teams und Abteilungen haben Zugriff auf eine zentrale Plattform, auf der alle digitalen Assets gespeichert sind. Dies verhindert das Risiko, dass mehrere Versionen eines Assets an verschiedenen Orten abgelegt werden und Mitarbeiter an veralteten Dateien arbeiten.
Durch die zentrale Speicherung und den Zugang in Echtzeit können Teams gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, ohne dass sie auf Dateien warten oder sie per E-Mail versenden müssen.
Beispiel: Ein Grafikdesigner, ein Content-Manager und ein Projektleiter können alle in Echtzeit auf dasselbe Asset zugreifen, es kommentieren oder zur Genehmigung weiterleiten, ohne Verzögerungen durch separate Tools.
Rollenbasierte Zusammenarbeit
Das workflow-basiertes PAS-System erlaubt es, Aufgaben basierend auf den spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder zu verteilen. Dies stellt sicher, dass jeder genau weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und wer für bestimmte Freigabe- oder Bearbeitungsschritte verantwortlich ist.
Durch die klare Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten gibt es weniger Verwirrung darüber, wer welche Entscheidung treffen oder Aufgabe übernehmen muss. Das System zeigt an, welche Schritte als nächstes erfolgen müssen und wer die Verantwortung trägt.
Beispiel: Wenn ein Marketingteam eine neue Kampagne erstellt, erhält der Designer die Aufgabe, das kreative Asset zu erstellen, der Content-Manager kümmert sich um die Metadaten und Beschreibungen, und der Projektleiter genehmigt den finalen Entwurf. Jeder kennt seine Rolle und arbeitet gleichzeitig am Projekt.
Automatisierte Kommunikation und Benachrichtigungen
Die Workflows im PAS-System sorgen dafür, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit benachrichtigt werden, sobald eine Aufgabe erledigt wurde oder eine Freigabe erforderlich ist. Dies reduziert den Bedarf an manueller Kommunikation und sorgt dafür, dass keine Aufgabe oder Frist übersehen wird.
Anstatt lange E-Mail-Ketten zu verwalten oder sich in Meetings abzustimmen, erhalten Teammitglieder automatisierte Erinnerungen und Statusaktualisierungen, die den Fortschritt eines Projekts in Echtzeit anzeigen.
Beispiel: Wenn ein Designer ein Asset fertiggestellt hat, wird der Content-Manager automatisch benachrichtigt, um es weiterzuverarbeiten. Sobald dieser seine Arbeit erledigt hat, wird der Projektleiter informiert, um es final freizugeben.
Transparenz im Workflow
Das PAS-System zeigt allen Teammitgliedern den aktuellen Status eines Projekts oder Assets. Dadurch können alle Beteiligten in Echtzeit sehen, in welcher Phase sich ein Asset befindet und wer gerade daran arbeitet.
Diese Transparenz reduziert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Misskommunikationen, da jeder den aktuellen Fortschritt und den Status eines Projekts einsehen kann. Es verhindert, dass Aufgaben doppelt bearbeitet oder vergessen werden.
Beispiel: Wenn eine Datei zur Freigabe an den Rechtsabteilung geschickt wird, können alle Beteiligten den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und wissen, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können.
Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen
PAS erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Design, IT und Recht. Alle arbeiten mit denselben Tools und auf derselben Plattform, was die Kommunikation vereinfacht und den Informationsfluss verbessert.
Workflows können so konfiguriert werden, dass sie mehrere Abteilungen umfassen, wobei jeder Beteiligte genau weiß, welche Rolle er im Prozess spielt. Dies führt zu einem harmonischeren und effizienteren Arbeitsumfeld.
Beispiel: In einer Produktkampagne arbeitet das Marketingteam an den Inhalten, das Designteam erstellt die Grafiken, die Rechtsabteilung prüft die rechtlichen Anforderungen und die IT-Abteilung kümmert sich um die Implementierung auf der Webseite. Durch den Workflow sind alle Teams nahtlos miteinander verbunden.
Einheitliche Nutzung von Assets
Da alle Teams auf dieselben zentralisierten Assets zugreifen, wird die Duplizierung von Dateien vermieden. Das System stellt sicher, dass alle dieselben, aktuellen Versionen von Assets verwenden, was zu weniger Verwirrung und Fehlern führt.
Mit PAS können Teams leicht auf frühere Versionen von Assets zugreifen und wissen, welche Datei die aktuelle und freigegebene Version ist. Das verhindert, dass veraltete Inhalte verwendet werden.
Beispiel: Ein globales Unternehmen kann sicherstellen, dass alle Standorte dieselben markenkonformen Werbematerialien verwenden, ohne dass es zu Abweichungen kommt.
Feedback und Review-Prozesse
Durch das PAS-System können Feedback- und Freigabeprozesse zentralisiert und systematisiert werden. Teams können ihre Kommentare direkt im System hinterlassen, was die Rückmeldung und den Freigabeprozess transparenter und nachvollziehbarer macht.
Die Feedbacks sind zentral gespeichert und für alle Beteiligten sichtbar. Das vermeidet Missverständnisse, da jeder auf dieselben Informationen zugreift und Änderungen klar nachvollziehen kann.
Beispiel: Ein Teamleiter kann innerhalb des Systems Kommentare zu einem Design hinzufügen, die der Designer in Echtzeit sieht und darauf basierend sofort Änderungen vornehmen kann.
Zusammenfassung der verbesserten Zusammenarbeit
Ein workflow-basiertes AMS wie PAS erleichtert die Zusammenarbeit erheblich, indem es Transparenz, Rollenverteilung und Kommunikation optimiert. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, haben stets Zugriff auf die aktuellen Assets und sind dank automatisierter Benachrichtigungen immer auf dem neuesten Stand. Dies führt zu einer reibungsloseren, produktiveren Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse sowie Engpässe.
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